El manejo de grandes volúmenes de datos en el sector financiero: problemas y soluciones

La principal materia prima de los departamentos de finanzas de las empresas son los números. Sin una garantía de la calidad y disponibilidad de los datos, tanto la integridad como la efectividad de dicho departamento podrían verse cuestionadas. En este sentido, el desafío más importante del sector es lidiar con una mayor cantidad de números y con la complejidad de las fuentes de datos.

Problemas a resolver

Ahora bien, ¿cuáles son los inconvenientes que pueden presentarse?

1. En primer lugar, los profesionales deben dedicar mucho tiempo en la recolección, revisión y preparación de grandes volúmenes de datos financieros antes de poder analizarlos y trabajar con ellos. Esto implica repetir tareas mecánicas en vez de aportar sus conocimientos y valores estratégicos por los cuales han sido contratados.
2. En segundo lugar, muchos ejecutivos senior de finanzas pasan por alto las dificultades del manejo de los datos y no les dan la importancia que se merece. Por ejemplo, el proceso de extracción de los mismos de múltiples fuentes y sistemas para crear reportes es más complejo de lo que ellos podrían imaginarse.
3. En tercer lugar, la información es compleja y a menudo se carga de manera manual, dado que en una misma organización pueden coexistir sistemas dispersos y heterogéneos.
4. Además pueden surgir otras necesidades en lo relativo al acceso de datos. Tal es el caso de procesos efectivos para extraer metadata, los permisos de seguridad para que solo las personas apropiadas puedan ver o editar la información y la posibilidad de que los usuarios puedan establecer una conexión entre los datos actuales con los originales.
5. Muchas compañías han recurrido al menos a algún tipo de automatización para poder enfrentarse a grandes volúmenes de datos financieros. Este es un proceso que involucra programación y encriptación personalizada. Sin embargo, puede ser una carga para mantener y puede fallar cuando deben hacerse actualizaciones o modificaciones en los sistemas. Otras de las desventajas de la automatización es que requiere del equipo de IT, lo cual limita la flexibilidad del departamento de finanzas para adaptarse rápidamente ante distintas condiciones.     

Soluciones

Afortunadamente existen herramientas económicas y productos de software que permiten automatizar el esfuerzo de reunir, de sistemas diversos, grandes volúmenes de datos financieros y transformarlos en utilizables para los profesionales.

Como no todos los productos disponibles se ajustan a las necesidades específicas de cada uno de los departamentos de finanzas, hay que tener en cuenta las siguientes características del producto:

• Debe poder encargarse de cualquier sistema o almacenamiento de datos.
• Debe poder satisfacer desde los requerimientos primarios hasta los más complejos, automatizar los movimientos complejos de datos y ofrecer características tales como seguridad, validación, revisión y control de datos.
• Tiene que estar diseñado para que cualquier profesional del área financiera, sin tener un profundo conocimiento o entrenamiento técnico, pueda utilizarlo sin que se involucre el equipo IT.
• Debe permitir un manejo automatizado de base de datos.
• Tiene que poder permitir el acceso a los usuarios desde diferentes dispositivos para que puedan conectarse en cualquier lugar y franja horaria.  
• Debe cumplir con requerimientos de antifraude y control, tales como registros de auditoría que pueden ser analizados para detectar actividades sospechosas.

Conclusión

Los departamentos de finanzas de las empresas tienen como desafío lidiar con una mayor cantidad de números y con la complejidad de las fuentes de datos. Si bien se detectan problemas en cuanto al acceso y manejo de los datos, afortunadamente existen herramientas económicas y productos de software capaces de solucionarlos.